Cómo diseñar tablas like a pro

Las tablas de datos son esenciales en muchas herramientas digitales, especialmente en entornos empresariales. Sin embargo, si no se diseñan bien, pueden convertirse en un caos de información desorganizada que dificulta la lectura y el análisis. Columnas mal alineadas, estructuras confusas y visuales desordenados generan frustración y hacen que las tareas sean más complejas de lo necesario.

Pero no todo está perdido. Con un diseño bien pensado, una tabla puede pasar de ser un dolor de cabeza a convertirse en una herramienta clara y funcional que realmente ayude a los usuarios en su día a día.

Ver también: Buenas prácticas en el diseño de tablas de precios.

Antes de diseñar: cuestionemos la información

Antes de lanzarnos a crear o rediseñar una tabla, nos tenemos que preguntar:

• ¿Es relevante esta información que voy a incluir?
• ¿Cómo y cuándo se utiliza este dato?
• ¿Hay columnas que puedan combinarse o eliminarse?

A veces, menos es más. Si una tabla tiene demasiados apartados o los encabezados no reflejan claramente la información que contienen sus columnas, pueden resultar intimidantes. 

Por ejemplo, si tenemos una columna con el nombre de una empresa y otra con su contacto, quizás sea mejor combinarlas, siempre y cuando no sea necesario filtrar u ordenar esos datos por separado.

La legibilidad es la prioridad

Si una tabla no es fácil de leer, pierde su propósito. Para mejorar la comprensión, podemos aplicar algunas reglas básicas:

Organización y jerarquía visual

Por otro lado, debemos de tener en cuenta la jerarquía básica que debe de tener una tabla:

• Cabeceras destacadas: son puntos clave para interpretar los datos, y tienen que destacar por encima de las filas, ya sea con el uso de texto en negrita o con colores de fondo ligeramente más oscuros. 
• Enlaces visibles: debemos de tener en cuenta que también deben de destacarse por encima de los datos normales. La convención es utilizar un color azul y subrayado. 
• Alineación coherente:
  • El texto se alinea a la izquierda para facilitar la lectura
  • Los números se alinean a la derecha para facilitar cálculos rápidos
  • Los iconos o etiquetas se centran para mantener el orden visual

Personalización y flexibilidad

Una tabla bien diseñada, además de ser clara, también es adaptable. Dentro de lo posible de cada proyecto, es útil ofrecer opciones como:

• Ajustar el tamaño de las columnas en función del contenido.
• Permitir reorganizar u ocultar columnas según la necesidad del usuario.
• Mostrar texto truncado con puntos suspensivos y ofrecer tooltips para ver el contenido completo al pasar el cursor.

Uso del color y otros resaltes visuales

Aunque no debe ser la única forma de garantizar la interpretación del contexto de los datos, el color es una gran aliado para mejorar la usabilidad:

• Los colores alternados en filas (“zebra striping”), facilitan el seguimiento en tablas extensas.
• El resaltado o sombra en filas al pasar el cursor ayuda a enfocar la atención en la información relevante.
• Las insignias o etiquetas de colores permiten identificar estados como “activo” o “pendiente” de un vistazo.

Herramientas para mejorar la búsqueda

Las tablas grandes requieren herramientas que optimicen la búsqueda de información, ya que pueden contener mucha información que dificulta encontrar datos concretos. Para ello podemos contar con funcionalidades como:

• Filtros y opciones de ordenamiento o “sorting”: ayudan a encontrar información específica con rapidez.
• Barras de búsqueda: permiten localizar datos sin necesidad de desplazarse por toda la tabla.
• Menús desplegables: con opciones como «seleccionar todo» o «limpiar selección».
• Chips de filtro visibles: para mantener la claridad sobre las configuraciones activas y qué criterios de búsqueda están aplicados.
• Fechas y otros indicadores visuales: para mejorar la compresión sobre la funcionalidad de ordenamiento de columnas que se está utilizando.

¿Qué hacer con una tabla vacía?

Cuando una tabla está vacía, el diseño debe orientar al usuario de forma clara de que ese espacio está vacío por una razón. En estos casos, lo mejor es incluir un mensaje claro que explique por qué no hay datos y qué puede hacer el usuario a continuación. 

Poniendo un ejemplo que como usuarios de un comercio electrónico hemos experimentado, si se trata de una tabla de pedidos en una tienda online, en lugar de dejar el espacio en blanco, podemos mostrar un mensaje como: «Aún no tienes pedidos. Cuando realices una compra, aparecerá aquí el historial de tus pedidos». Incluso podemos agregar un botón que lleve a los usuarios a la tienda para fomentar la interacción y el uso de la plataforma.

Otro ejemplo puede ser en un entorno de trabajo, como una herramienta de gestión de proyectos, una tabla vacía de tareas podría mostrar un mensaje como: «No hay tareas asignadas en este momento. Puedes crear una nueva tarea haciendo clic en el botón ‘Añadir tarea’ o revisar las tareas del equipo en la sección correspondiente». Este enfoque guía al usuario de manera clara y evita confusión sobre la falta de datos.

Ver también: El arte en los mensajes de error.

Diseño responsive para móviles

Dado que cada vez más usuarios acceden desde dispositivos móviles, es fundamental que las tablas se adapten a distintas pantallas. Para lograrlo, podemos:

• Combinar columnas secundarias en vistas móviles para simplificar la estructura.
• Mantener visibles las funciones esenciales, como filtros y búsquedas, sin requerir demasiados clics.
• Usar barras de desplazamiento y paginación intuitiva, asegurando que los usuarios sepan cuántas filas están viendo y cuántas hay en total.

Ver también: Responsive design y breakpoints.

Pruebas antes de la implementación

Finalmente, antes de entregar el diseño, es imprescindible realizar pruebas con datos reales o simulados para identificar posibles fallos. Herramientas como Google Sheets Sync o plugins de diseño como Content Reel y Faker permiten verificar cómo se comporta la tabla ante diferentes conjuntos de datos, asegurando su funcionalidad y permitiendo a los diseñadores ver posibles deficiencias que pueden ser arregladas a tiempo, evitando problemas antes de que lleguen a producción. 

Las tablas no tienen por qué (ni deberían) ser un obstáculo para quien las usa. Con un buen diseño, pueden convertirse en herramientas intuitivas que faciliten la vida de quienes trabajan con datos a diario. Se trata de hacerlas comprensibles, adaptables y fáciles de explorar, para que los usuarios no pierdan tiempo descifrando información y puedan trabajar con ellas. 

Foto de portada de Alex Jones en Unsplash.