Headless, Open Source oder SaaS? Welches Content Management System passt wirklich zu Ihrem Geschäftsmodell

Die Wahl des CMS entscheidet längst nicht mehr nur über Design und Bedienung Ihrer Website. Das CMS beeinflusst direkt, wie flexibel Ihr Marketing agiert, wie skalierbar Ihre Infrastruktur ist – und wie teuer die nächsten Jahre werden. Dieser Artikel räumt mit Mythen auf, sortiert den Markt in drei klare Kategorien und hilft Ihnen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen. Technisch fundiert, herstellerneutral und mit dem Blick fürs Wesentliche: Ihr Geschäftsmodell.

Wahl des richtigen Content Management Systems: Top oder Flop?

In vielen Unternehmen gehört das Content Management System zur unsichtbaren Infrastruktur – einmal eingerichtet, dann jahrelang ignoriert. Hauptsache, Inhalte lassen sich einpflegen, Seiten anlegen, irgendetwas veröffentlichen. Klingt vertraut? Genau hier liegt das Problem.

Ein CMS entscheidet über weit mehr als nur das Layout der Website. Wer heute Inhalte effizient verwalten, gezielt ausspielen und in bestehende Prozesse integrieren möchte, braucht eine Systemarchitektur, die mitdenkt – und mitwächst. Was früher ein reines Redaktionswerkzeug war, ist längst zur zentralen Plattform für Marketing, Kommunikation und oft auch Vertrieb geworden.

Dennoch halten viele Unternehmen an veralteten Lösungen fest. Aus Gewohnheit, aus Angst vor einem Umstieg oder weil niemand so genau weiß, worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt. Verständlich, denn der Markt ist groß, unübersichtlich und gespickt mit Schlagwörtern, die eher verwirren als helfen.

Dieser Beitrag sortiert den Markt in drei klare Gruppen: Headless, Open Source und SaaS. Jede Variante bringt ihre eigenen Stärken, Schwächen und typischen Einsatzszenarien mit. Wer die Unterschiede kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen – auf technischer Ebene und mit Blick auf das Geschäftsmodell.

Dabei geht es nicht um die nächste Trendlösung, sondern um passgenaue Werkzeuge. Ein CMS soll nicht nur verwalten, sondern den Arbeitsalltag erleichtern, Strukturen abbilden und Spielraum für Wachstum lassen. Und zwar genau dort, wo es gebraucht wird.

Ob komplexes Digitalprodukt, mehrsprachige Unternehmensseite oder schlanker Webauftritt für lokale Zielgruppen – für jedes Szenario gibt es geeignete Systeme. Und auch solche, von denen man besser die Finger lässt.

Was ein Content Management System heute leisten muss – und was viele Systeme nicht mehr können

Viele Inhalte entstehen heute schneller, als sie veröffentlicht werden. Die Website hinkt der Kommunikation hinterher, der Vertrieb arbeitet mit veralteten Texten, das Produktteam hat längst neue Features entwickelt, doch online steht noch die Version von letzter Woche. Häufig liegt das nicht an mangelndem Willen, sondern am falschen Werkzeug.

Ein modernes Content Management System muss mehr leisten als Seiten zusammenzuklicken. Gefragt sind Werkzeuge, die Prozesse abbilden, Teams entlasten und ohne Umwege mit anderen Systemen zusammenspielen. Redaktionsarbeit, Content-Governance und technischer Betrieb greifen längst ineinander. Wer heute mit einem statischen CMS arbeitet, nimmt sich Flexibilität, Geschwindigkeit und Sichtbarkeit.

Inhalte effizient steuern, nicht nur speichern

Ein Inhaltsverwaltungssystem sollte Inhalte nicht einfach ablegen, sondern kontextbezogen nutzbar machen. Das schließt Mehrsprachigkeit, strukturierte Daten, Wiederverwendbarkeit und Rechteverwaltung ein. Nur dann lassen sich Inhalte über verschiedene Kanäle hinweg sinnvoll steuern, aktualisieren und versionieren.

Viele Systeme geraten hier ins Stolpern, weil sie auf ein festes Seitenraster ausgelegt sind. Was fehlt, ist die Trennung von Inhalt und Darstellung. Genau an diesem Punkt beginnen moderne Systeme, sich zu unterscheiden – etwa durch komponentenbasierte Inhaltsmodelle oder API-Zugriffe, die redaktionelle und technische Prozesse entkoppeln.

Redaktion braucht keine Technikshow

Ein CMS sollte sich dem Alltag Ihrer Redaktion anpassen, nicht umgekehrt. Lange Einarbeitungszeiten, verschachtelte Masken und hakelige Workflows gehören zu den häufigsten Produktivitätsbremsen. Entscheidend ist, wie intuitiv Inhalte erstellt, gepflegt und veröffentlicht werden können. Denn nur dann gelingt auch eine saubere Trennung zwischen Content und Struktur.

Wer heute auf ein System setzt, bei dem jede kleine Änderung den Umweg über die IT geht, verschwendet Ressourcen. Gleichzeitig darf sich ein Inhaltsverwaltungssystem nicht ausschließlich an Einsteiger richten. Redakteure brauchen genauso viel Kontrolle wie Entwickler – nur auf andere Weise.

Multi-Channel muss kein Luxus sein

Die Website ist nur ein Ausgabekanal unter vielen. Wer Inhalte parallel in Apps, Newslettern oder auf Displays im Showroom verwendet, braucht eine Content-Plattform, die über das klassische Seitenmodell hinausdenkt. Die zentrale Frage lautet: Lässt sich ein Inhalt einmal erfassen und an mehreren Stellen ausspielen, ohne ihn mehrfach pflegen zu müssen?

Hier unterscheiden sich moderne Architekturen deutlich vom klassischen Seitenbaum. Headless-Systeme trennen Backend und Frontend vollständig. So entsteht die Freiheit, Inhalte überall dort auszugeben, wo sie gebraucht werden – unabhängig vom Ausgabegerät oder der Programmiersprache der Zielumgebung.

Sicherheit, Updates und Erweiterbarkeit nicht unterschätzen

Viele Content Management Systeme laufen stabil – solange niemand etwas ändert. Sobald jedoch Erweiterungen, Updates oder Schnittstellen gefragt sind, zeigt sich, wie belastbar das Fundament ist. Sicherheit beginnt nicht bei der Firewall, sondern bei der Architektur.

Ein CMS muss regelmäßig aktualisiert werden können, ohne dabei Plugins, Module oder individuelle Anpassungen zu beschädigen. Das betrifft sowohl Open-Source-Systeme mit eigenem Hosting als auch Softwarelösungen mit Wartungsvertrag. Wer das Thema aufschiebt, zahlt später oft doppelt: mit Ausfällen, Migrationen und erhöhtem Wartungsaufwand.

Standardlösung oder Systemfalle?

Wenn das Content Management System mehr blockiert als befähigt, sollten Sie nicht das Team, sondern die Technik hinterfragen. Ein System, das nicht zu Ihren Prozessen passt, bremst Sie auf Dauer aus. Ob fehlende Schnittstellen, starre Templates oder unflexible Rollenmodelle – typische Schwächen zeigen sich oft erst im Betrieb.

Wer Inhalte professionell steuern möchte, braucht ein Werkzeug, das mitdenkt. Entscheidend ist nicht, wie viele Funktionen ein CMS bietet, sondern wie gut es zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

Die drei großen CMS-Strategien im Überblick: Headless, Open Source, SaaS

Content Management Systeme lassen sich heute grob in drei Architekturtypen einteilen: Headless, Open Source und SaaS. Jeder Ansatz bringt eigene Stärken und Schwächen mit – und bestimmte Voraussetzungen, die auf den ersten Blick oft nicht erkennbar sind. Wer sich für ein Inhaltsverwaltungssystem entscheidet, legt damit auch fest, wie flexibel Inhalte verarbeitet, ausgespielt und skaliert werden können.

Die folgende Übersicht zeigt zentrale Vertreter dieser drei Kategorien, samt typischer Charakteristik. Die Auswahl ist praxisnah und auf Systeme fokussiert, die im professionellen Umfeld relevant sind.

Übersicht: CMS-Anbieter im Vergleich

System	Kategorie	Charakteristik
Storyblok	Headless	API-gesteuert, flexibel, ideal für Multikanal-Anwendungen
Contentful	Headless	Modular, skalierbar, stark im Enterprise-Bereich
Strapi	Headless	Open-Source-Headless, selbst hostbar, entwicklerfreundlich
Hygraph	Headless	GraphQL-basiert, Headless mit Fokus auf strukturierte Inhalte
Directus	Headless	Open Data-Plattform, Headless mit No-Code-Ansatz
TYPO3	Open Source	Enterprise-fähig, flexibel, für komplexe Seitenstrukturen
Drupal	Open Source	Sehr anpassbar, stark in der Community, entwicklerlastig
Joomla	Open Source	Modular, bedienerfreundlich, stark im Mittelstand
WordPress	Open Source	Weit verbreitet, leicht erweiterbar, große Plugin-Basis
Neos	Open Source	Content-first Ansatz, moderne Architektur, komplex in der Einrichtung
Contao	Open Source	Strukturierte Oberfläche, stark in Barrierefreiheit
Webflow	SaaS	Visueller Editor, keine Code-Kenntnisse nötig, begrenzte Backend-Freiheit
Sitejet	SaaS	Agenturfokus, schneller Aufbau, integrierte Kundenfreigabe
HubSpot CMS	SaaS	CRM-Integration, stark im Marketing, eingeschränkt anpassbar
Ghost(Pro)	SaaS	Schlankes Blog-System, ideal für Content-getriebene Projekte
Wix	SaaS	Einsteigerfreundlich, visuelle Anpassung, begrenzte Individualisierung

Was sagt diese Einordnung aus?

Ein Headless-System wie Hygraph oder Storyblok trennt Inhalt und Darstellung vollständig. Damit eignet sich diese Architektur besonders für Projekte mit mehreren Ausgabekanälen, etwa Web, App oder Infodisplays. Redaktionsprozesse laufen strukturiert ab, Inhalte lassen sich wiederverwenden, und technische Anforderungen bleiben flexibel.

Open-Source-Systeme wie TYPO3, WordPress oder Neos setzen auf maximale Anpassbarkeit. Wer komplexe Seitenstrukturen abbilden oder eigene Erweiterungen einbauen will, findet hier die notwendige Offenheit. Gleichzeitig verlangt dieser Weg nach einem verlässlichen Technikteam, das sich auch um Updates, Sicherheit und Hosting kümmert.

SaaS-Lösungen wie Webflow oder Sitejet kommen vorkonfiguriert, sind schnell einsetzbar und reduzieren den Wartungsaufwand auf ein Minimum. Für kleine bis mittlere Projekte mit klaren Anforderungen kann das völlig ausreichen – solange keine tiefergehenden technischen Anpassungen oder individuellen Schnittstellen notwendig sind.

Architektur entscheidet über Spielraum

Ob ein Content Management System im Alltag überzeugt, hängt oft weniger vom Funktionsumfang ab als von der Frage, wie gut es zur Arbeitsweise des Teams passt. Wer redaktionelle Freiheiten braucht, sollte Systeme vermeiden, die Layout und Struktur fest miteinander verzahnen. Wer dagegen ein stabiles System für eine überschaubare Website benötigt, wird sich nicht mit der Wartung eines komplexen Open-Source-Stacks belasten wollen.

Die richtige Architektur schafft Freiraum. Sie unterstützt das Team, statt neue Hürden aufzubauen. Wer CMS-Strategien nicht nur als technische Entscheidung, sondern als Teil der digitalen Organisation begreift, legt damit die Basis für langfristig tragfähige Lösungen.

Wann welches CMS-Modell Sinn ergibt – und wann es zum Problem wird

Nicht jede Architektur passt zu jedem Geschäftsmodell. Auch wenn viele Content Management Systeme auf den ersten Blick ähnlich wirken, offenbaren sich die Unterschiede schnell im Betrieb. Wer Inhalte nur verwalten will, kommt mit anderen Werkzeugen aus als jemand, der kanalübergreifend steuert, flexibel skaliert und neue Funktionen regelmäßig integriert.

Damit die Entscheidung nicht zur Dauerbaustelle wird, lohnt sich ein tiefer Blick auf typische Einsatzszenarien, Schwachstellen und Abgrenzungen. Headless, Open Source und SaaS sind keine Labels, sondern grundverschiedene Ansätze mit klaren Vor- und Nachteilen.

Headless CMS: Für komplexe Systeme mit technischem Rückgrat

Headless-Architekturen richten sich an Unternehmen, die Inhalte strukturiert erstellen und über mehrere Kanäle hinweg ausspielen möchten. Marketing, App-Entwicklung und Website arbeiten dabei auf denselben Datenbestand zu. Das Frontend wird unabhängig gestaltet und kann in beliebiger Technologie entwickelt werden.

Typische Szenarien:

• Digitale Plattform mit Website, App und interaktiven Anwendungen
• Mehrsprachige Webportale mit komplexer Inhaltslogik
• Integration mit Produktdatenbanken oder CRM-Systemen

Voraussetzung ist ein Entwicklungsteam, das Schnittstellen und Darstellung gezielt gestalten kann. Ohne diese Ressourcen führt ein Headless-System schnell zu Frustration – nicht wegen technischer Schwächen, sondern wegen fehlender Betreuung.

Problematisch wird dieser Ansatz, wenn redaktionelle Anforderungen stark variieren, aber keine automatisierten Prozesse hinterlegt sind. Dann kommt es zu redundanter Pflege, doppeltem Aufwand und Fehlern bei der Ausspielung.

Open Source CMS: Für Kontrolle, Anpassung und langfristige Planung

Open-Source-Systeme bieten maximale Freiheit – sowohl beim Funktionsumfang als auch bei der technischen Gestaltung. Wer volle Kontrolle über Infrastruktur, Erweiterungen und Hosting behalten möchte, fährt mit einem offenen System oft besser als mit einer Lizenzlösung.

Sinnvoll bei:

• Unternehmen mit eigener IT-Abteilung oder verlässlicher Agentur
• Anforderungen an individuelle Module, Workflows oder Datenmodelle
• Langfristiger Betrieb mit vielen Inhalten, Standorten oder Rechten

Open Source verlangt jedoch Pflege. Wer Sicherheitsupdates ignoriert oder das System mit schlecht gewarteten Plugins überlädt, handelt sich auf Dauer technische Schulden ein. Auch der Aufwand für Versionswechsel und Migrationen sollte nicht unterschätzt werden.

Schwierig wird es, wenn kein technisches Verständnis vorhanden ist und Entscheidungen rein von der Oberfläche abhängig gemacht werden. Viele Probleme entstehen nicht im System selbst, sondern bei der fehlenden Abstimmung zwischen Technik und Redaktion.

SaaS CMS: Für schnelle Umsetzung und klar umrissene Anforderungen

Software-as-a-Service eignet sich für Webprojekte, die schnell starten sollen und keinen großen Funktionsumfang benötigen. Hier übernimmt der Anbieter Hosting, Wartung, Updates und meist auch Sicherheit. Der Anwender kümmert sich nur um die Inhalte.

Gut geeignet für:

• Kleine und mittlere Websites mit überschaubarem Inhalt
• Unternehmen ohne interne Entwickler
• Kampagnenseiten, Landingpages oder Onepager

SaaS stößt an Grenzen, sobald spezifische Anforderungen hinzukommen. Schnittstellen zu Drittsystemen, individuelle Datenstrukturen oder komplexe Rechtevergabe lassen sich oft nur mit Einschränkungen oder gar nicht umsetzen. Auch bei der Gestaltung stößt man früher oder später auf feste Raster.

Schwierig wird es, wenn ein SaaS-System als Einstiegslösung gedacht war, aber später wachsen soll. Ein späterer Wechsel auf ein leistungsfähigeres CMS ist meist mit einem vollständigen Relaunch verbunden – inklusive Neuaufbau der Inhalte.

Strategie schlägt Technik

Am Ende zählt nicht, welches System auf dem Papier besser aussieht. Entscheidend ist, ob die Architektur zu Zielen, Prozessen und Ressourcen passt. Ein Content Management System soll nicht mit Features glänzen, sondern den Arbeitsalltag entlasten. Wer das richtige Modell wählt, spart Zeit, verhindert Reibungsverluste und schafft die Grundlage für sinnvolles Wachstum.

Systeme lassen sich jederzeit austauschen. Was sich nicht so leicht ersetzen lässt, ist eine funktionierende Redaktion, ein eingespielter Prozess und eine digitale Infrastruktur, die mit den Anforderungen wächst. Wer darauf achtet, vermeidet Fehlentscheidungen – auch dann, wenn die Projektanforderungen sich ändern.

Entscheidungskriterien, die wirklich zählen – aus Sicht von Marketing und IT

Die Wahl des passenden Content Management Systems ist keine technische Spielerei, sondern eine strategische Grundsatzentscheidung. Wer lediglich auf Funktionslisten schaut, trifft selten eine Lösung, die länger als zwei Jahre trägt. Viel wichtiger ist, wie gut ein System zu den eigenen Strukturen, Zielen und Ressourcen passt.

In diesem Kapitel geht es nicht um technische Details, sondern um konkrete Entscheidungskriterien, die sowohl aus Sicht der Redaktion als auch aus der IT relevant sind. Und zwar nicht theoretisch, sondern mit echtem Einfluss auf Effizienz, Wartbarkeit und Zukunftsfähigkeit.

Kriterien, die Sie in Ihre Auswahl einbeziehen sollten

Schnittstellen und Integrationstiefe

Kann das System ohne große Umwege an bestehende Systeme wie CRM, ERP oder PIM angebunden werden? Schnittstellen entscheiden über Automatisierung, nicht über Prestige.

Redaktionsfreundlichkeit

Wie intuitiv lässt sich Inhalt pflegen? Können neue Seiten, Landingpages oder Varianten ohne Umweg über die IT angelegt werden? Oder braucht es jedes Mal externe Unterstützung?

Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit

Wächst das System mit Ihrem Unternehmen mit? Lassen sich neue Sprachen, Domains oder Inhaltsformate integrieren, ohne die gesamte Struktur zu überfordern?

Sicherheit und Updatefähigkeit

Wie aufwändig ist der technische Betrieb? Wer kümmert sich um Patches, Updates und Sicherheit? Gibt es verlässliche Update-Routinen, oder basiert alles auf gutem Willen?

Kostenkontrolle und Investitionssicht

Was kostet das System über drei Jahre gerechnet? Nicht nur Lizenzen, sondern auch Wartung, Erweiterung, Hosting und interne Schulung?

Entscheidungsmatrix: Welches System passt zu welchem Bedarf?

Kriterium	Headless CMS	Open Source CMS	SaaS CMS
Schnittstellen & APIs	sehr gut	gut (je nach System)	begrenzt (abhängig vom Anbieter)
Redaktionsfreundlichkeit	mittel bis gut (je nach Umsetzung)	gut bis komplex (je nach System)	gut (wenn Standardprozesse ausreichen)
Skalierbarkeit	sehr hoch	hoch	begrenzt
Technischer Wartungsaufwand	hoch (eigene Entwicklung notwendig)	mittel bis hoch (eigene IT notwendig)	gering (durch Anbieter abgedeckt)
Kosten über 3 Jahre	hoch (abhängig vom Setup)	mittel bis hoch	mittel (aber ggf. mit späterer Grenze)
Gestalterische Freiheit	maximal	hoch	eingeschränkt

Diese Matrix ersetzt keine individuelle Bewertung. Sie zeigt typische Tendenzen – die genaue Entscheidung hängt von Ihren Prioritäten ab.

Beispiele aus der Praxis: Zehn Branchen, zehn Anforderungen – und zehn passende CMS-Ansätze

Content Management Systeme sind keine Universalwerkzeuge. Was in einem Start-up funktioniert, kann bei einem Verband scheitern. Was für einen Konzern passt, überfordert einen lokalen Anbieter. Der Einsatzkontext entscheidet über die Anforderungen – und darüber, welches CMS seinen Zweck erfüllt, statt ihn zu verfehlen.

In diesem Kapitel geht es um zehn reale Anwendungsszenarien aus unterschiedlichen Branchen. Jede Situation bringt eigene Anforderungen mit – an Redaktion, Technik, Skalierung, Sicherheit und Bedienung. Dazu jeweils ein CMS-Vorschlag, der genau dort seine Stärken ausspielt, wo sie gebraucht werden.

1. Industrieunternehmen (B2B) mit internationalem Vertriebsnetz

Anforderung: Mehrsprachigkeit, Produktdatenintegration, standortübergreifende Pflege
Empfohlener Ansatz: Open Source CMS (z. B. WordPress mit WPML und benutzerdefinierten Feldern)
Begründung: WordPress lässt sich mit den richtigen Erweiterungen (z. B. WPML für Übersetzungen, ACF für strukturierte Inhalte) an komplexe B2B-Anforderungen anpassen – ohne den administrativen Aufwand eines schwergewichtigen Systems. Ideal für internationale Präsenzen mit dezentraler Pflege.

2. Tech-Start-up mit digitalem Produkt und Mobile-First-Fokus

Anforderung: Schnelle Entwicklung, API-first, App-Anbindung
Empfohlener Ansatz: Headless CMS (z. B. Hygraph oder Contentful)
Begründung: Inhalte lassen sich strukturiert pflegen und flexibel über API in Web- und Mobilanwendungen ausspielen. Ideal bei agilen Entwicklungszyklen.

3. Handwerksbetrieb mit lokaler Zielgruppe und wenig internen Ressourcen

Anforderung: Einfacher Aufbau, schneller Start, minimaler Wartungsaufwand
Empfohlener Ansatz: SaaS CMS (z. B. Webflow oder Sitejet)
Begründung: Visuelle Bearbeitung ohne Entwickler, kein Hostingaufwand, mobiloptimiert. Reduktion auf das Wesentliche.

4. Verband mit Mitgliedsbereich und Veranstaltungsarchiv

Anforderung: Geschützte Inhalte, Nutzerverwaltung, redaktionelle Pflege durch mehrere Personen
Empfohlener Ansatz: Open Source CMS (z. B. Drupal)
Begründung: Starke Rechteverwaltung, gute Unterstützung für geschlossene Bereiche und komplexe Inhaltsmodelle.

5. E-Commerce-Händler mit redaktionellem Fokus (z. B. Magazin, Ratgeber)

Anforderung: Content-Commerce-Integration, SEO, Performance
Empfohlener Ansatz: Headless CMS (z. B. Storyblok in Kombination mit Shopify Hydrogen)
Begründung: Trennung von Shoplogik und redaktionellen Inhalten. Inhalte lassen sich flexibel auf Produktseiten integrieren.

6. Öffentliche Einrichtung mit Barrierefreiheitspflicht und komplexen Seitenstrukturen

Anforderung: Konformität, klare Struktur, hohe Inhaltsmenge
Empfohlener Ansatz: Open Source CMS (z. B. Contao oder TYPO3)
Begründung: Fokus auf Barrierefreiheit und strukturierten Aufbau. Ideal für Kommunen, Hochschulen, Behörden.

7. Agentur mit Landingpage-System für verschiedene Kundenkampagnen

Anforderung: Mehrere Websites mit ähnlichem Aufbau, Freigabeprozesse, schnelle Umsetzung
Empfohlener Ansatz: SaaS CMS (z. B. Sitejet)
Begründung: Projektbasiertes Arbeiten mit Wiederverwendbarkeit, einfache Freigabefunktion für Kunden, Hosting inklusive.

8. Verlag mit Redaktion und digitalem Archiv

Anforderung: Hohe Contentmenge, Versionsverwaltung, Kategorisierung
Empfohlener Ansatz: Open Source CMS (z. B. WordPress mit Custom Post Types oder Neos)
Begründung: Gute Unterstützung für große Datenmengen, Archivfunktionen und flexible Inhaltsmodelle.

9. Beratungsunternehmen mit Personal Branding und Content-Marketing-Strategie

Anforderung: Blog, SEO, Conversion-Optimierung, Newsletter-Anbindung
Empfohlener Ansatz: SaaS CMS (z. B. Ghost(Pro))
Begründung: Klarer Fokus auf Inhalte, gute Performance, integrierte Newsletterfunktion, minimaler Verwaltungsaufwand.

10. Bildungsanbieter mit E-Learning-Integration und Nutzerverwaltung

Anforderung: Kursbereiche, Login-System, Medienintegration
Empfohlener Ansatz: Headless CMS (z. B. Strapi in Kombination mit Lernplattform)
Begründung: Flexible Inhaltsstruktur und API-Anbindung ermöglichen die Kopplung mit externen Lernmanagementsystemen.

Nicht jedes CMS passt zu jedem Szenario. Die Branche, die Zielgruppe und der interne Aufbau entscheiden, welche Lösung tragfähig ist. Wer Inhalte strategisch denkt, trifft auch bei der Technik die besseren Entscheidungen. Und spart dabei oft mehr, als es auf den ersten Blick scheint.

Was kostet ein CMS wirklich? – Ein Blick auf Aufwand, Lizenzen und versteckte Posten

Die Frage nach den Kosten eines Content Management Systems lässt sich nicht pauschal beantworten. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen, Projektgrößen und Ressourcenverteilungen. Wer sich allein auf Lizenzgebühren konzentriert, vergisst den Großteil des Budgets – denn die eigentlichen Kosten entstehen oft nach dem Go-live.

In diesem Kapitel geht es darum, welche Posten typischerweise anfallen, wie sie sich zusammensetzen und mit welchem finanziellen Rahmen bei konkreten Szenarien zu rechnen ist. Transparenz hilft, unrealistische Erwartungen zu vermeiden – und die Auswahl nicht auf Basis vermeintlicher Ersparnisse zu treffen.

Typische Kostenbestandteile beim Einsatz eines CMS

1. Implementierung

Dazu zählen Konzeption, Setup, technische Einrichtung, Template-Entwicklung, Schnittstellenanbindung, Migration vorhandener Inhalte und Testphase. Je nach Komplexität kann dieser Posten zwischen ein paar Tausend und mehreren Zehntausend Euro liegen.

2. Lizenzen

Während viele Open-Source-Systeme lizenzfrei nutzbar sind, erheben Headless- oder SaaS-Anbieter monatliche oder jährliche Gebühren – oft gestaffelt nach Nutzern, Funktionen oder Content-Menge.

3. Wartung und Updates

Bei selbst gehosteten Systemen müssen Sicherheitsupdates, Plugin-Wartung, Versionssprünge und Backup-Strategien regelmäßig umgesetzt werden. Auch bei SaaS-Plattformen entstehen indirekte Kosten für Schulung und Pflege.

4. Change Requests und Weiterentwicklung

Ein CMS ist kein statisches Produkt. Änderungen an Funktionalitäten, Templates oder Abläufen verursachen Aufwand – intern oder extern. Diese Kosten werden oft unterschätzt, sind aber im laufenden Betrieb unvermeidbar.

5. Inhouse-Aufwand vs. Outsourcing

Wird das System intern betreut, fallen Personalkosten an – in der IT, im Marketing und ggf. in der Redaktion. Wird mit Agenturen oder freien Entwicklern gearbeitet, entstehen projektbasierte Kosten oder Wartungspauschalen.

Drei beispielhafte Kostenrahmen im Vergleich

Szenario 1: Industrieunternehmen (WordPress, Open Source, international)

• Implementierung: ca. 8.000–15.000 €
• Lizenzen: gering (Plugin-Kosten ca. 200–800 €/Jahr)
• Wartung: 1.500–3.000 €/Jahr (extern beauftragt oder intern gebucht)
• Change Requests (jährlich): 3.000–6.000 €
• Gesamtrahmen 3 Jahre: 20.000–35.000 €
• Besonderheit: Aufwand steigt mit Anzahl der Länderseiten und individuellen Anpassungen

Szenario 2: Tech-Start-up (Hygraph, Headless, API-first)

• Implementierung: 15.000–30.000 €
• Lizenzen: ca. 3.000–6.000 €/Jahr (je nach Tarifmodell)
• Wartung: intern durch Entwicklerteam
• Change Requests (jährlich): 5.000–10.000 € (Frontend- und Backend-seitig)
• Gesamtrahmen 3 Jahre: 40.000–70.000 €
• Besonderheit: Hoher Initialaufwand, langfristig jedoch skalierbar und stabil bei wachsender Komplexität

Szenario 3: Handwerksbetrieb (Webflow, SaaS, lokal)

• Implementierung: 1.000–3.000 €
• Lizenzen: ca. 150–500 €/Jahr
• Wartung: gering (durch Anbieter abgedeckt)
• Change Requests (jährlich): 500–1.000 € (z. B. durch externe Betreuung)
• Gesamtrahmen 3 Jahre: 2.000–6.000 €
• Besonderheit: Budgetschonend, aber eingeschränkt erweiterbar bei steigendem Funktionsbedarf

Was aus den Zahlen wird

Ein günstiger Start bedeutet nicht automatisch niedrige Gesamtkosten. Umgekehrt ist ein höherer Invest am Anfang oft nachhaltiger, wenn damit Wartung, Skalierung und Weiterentwicklung abgedeckt sind. Entscheidend ist nicht nur der Preis, sondern die Passung zwischen Ressourcen, Zielen und technischer Lösung. Wer sauber plant, vermeidet spätere Nachbesserungen – und rechnet mit realistischen Zahlen.

Welches CMS passt zu Ihnen? Zehn Fragen, die Klarheit schaffen

Nicht jedes Content Management System passt zu jeder Aufgabe. Statt Funktionslisten und Marketingversprechen hilft oft eine einfache Gegenfrage: Was brauchen Sie wirklich? Der folgende Fragebogen bringt Struktur in die Auswahl. Einfach durchgehen, die Antwort markieren, die am ehesten auf Ihre Situation zutrifft – und am Ende auswerten.

Jede Antwortoption steht für eine CMS-Kategorie
A = Headless CMS
B = Open Source CMS
C = SaaS CMS

Am Ende zählt die Mehrheit – eine Empfehlung finden Sie nach den Fragen.

1. Wie komplex sind Ihre redaktionellen Inhalte?

A) Inhalte bestehen aus Modulen, werden mehrfach verwendet und sind kanalübergreifend im Einsatz
B) Inhalte sind hierarchisch aufgebaut, mit festen Seitenstrukturen und interner Pflege
C) Inhalte sind überschaubar, einfach strukturiert und ändern sich selten

2. Welche technischen Ressourcen stehen zur Verfügung?

A) Eigenes Entwicklerteam mit API-Erfahrung
B) Interne IT oder Agentur mit CMS-Know-how
C) Kein Technikteam, Fokus auf einfache Bedienung

3. Wie viele Ausgabekanäle sollen bespielt werden?

A) Website, App, externe Plattformen – alles auf Basis derselben Inhalte
B) Eine zentrale Website mit ein paar Unterseiten oder Sprachvarianten
C) Eine einfache Website, vielleicht später ein Blog oder Newsletter

4. Wie schnell soll das Projekt starten?

A) Nach intensiver Konzeptions- und Entwicklungsphase
B) Innerhalb weniger Wochen, mit etwas Vorlauf
C) Möglichst sofort, idealerweise heute noch

5. Wer pflegt später die Inhalte?

A) Redaktionsteam mit strukturiertem Content-Prozess
B) Marketingabteilung mit CMS-Erfahrung
C) Einzelperson oder kleine Teams ohne Technikkenntnisse

6. Wie wichtig ist volle Kontrolle über Hosting und Daten?

A) Daten liegen zentral, aber nicht unbedingt im eigenen System
B) Kontrolle über Server, Datenbanken und Rechte ist entscheidend
C) Hauptsache läuft – Anbieter soll sich um alles kümmern

7. Wird das System in andere Plattformen integriert?

A) Ja, Schnittstellen sind zentraler Bestandteil (z. B. CRM, PIM, App)
B) Teilweise – eine Anbindung an ein CRM oder Newsletter-System wäre sinnvoll
C) Nein, keine Anbindung geplant

8. Wie regelmäßig ändern sich Inhalte, Funktionen oder Seitenstruktur?

A) Häufig – agile Weiterentwicklung ist Teil des Konzepts
B) Gelegentlich – z. B. bei Relaunch oder neuen Angeboten
C) Selten – einmal eingerichtet, läuft es jahrelang

9. Gibt es besondere Anforderungen an Rechte, Workflows oder Versionierung?

A) Redaktionelle Freigaben, strukturierte Workflows, Rollenmodelle
B) Benutzerverwaltung mit mehreren Ebenen, aber überschaubar
C) Zugriff durch 1–2 Personen reicht völlig aus

10. Welcher Kostenrahmen ist realistisch?

A) 20.000 € oder mehr über drei Jahre – wenn Technik und Flexibilität stimmen
B) 10.000–30.000 € – mit individueller Betreuung durch Agentur oder IT
C) Unter 10.000 € – möglichst geringer Aufwand und laufende Kosten

Auswertung: Welcher CMS-Typ überwiegt?

Zählen Sie, wie oft Sie A, B oder C gewählt haben

Mehrheit A
Headless CMS wie Hygraph, Storyblok oder Strapi sind ideal. Flexibel, API-first, skalierbar – vorausgesetzt, Entwicklerressourcen sind vorhanden.

Mehrheit B
Open Source CMS wie WordPress, TYPO3 oder Drupal bieten Ihnen volle Kontrolle, hohe Erweiterbarkeit und Unabhängigkeit – mit entsprechendem Wartungsaufwand.

Mehrheit C
SaaS CMS wie Webflow, Sitejet oder Ghost(Pro) kommen ohne Technikballast aus und lassen sich schnell in Betrieb nehmen – perfekt bei klar umrissenen Anforderungen.

Wenn Sie aus dem Ergebnis keine eindeutige Tendenz ablesen können oder zwischen zwei Optionen schwanken
Schreiben Sie mir. Ich unterstütze Sie bei der CMS-Auswahl – herstellerneutral, anwendungsorientiert und mit Blick auf das, was für Sie zählt.

Content Management System ist eine Business-Entscheidung – keine technische Nebensache

Die Wahl eines Content Management Systems gehört nicht in die Kategorie Tool-Frage. Sie wirkt sich auf Prozesse, Personal, Marketing und Weiterentwicklung aus. Oft entscheidet sie darüber, wie schnell Inhalte online gehen, wie flexibel Kampagnen umgesetzt werden und wie teuer technische Anpassungen in den nächsten Jahren werden.

Wer sich für ein System entscheidet, trifft eine Entscheidung über Strukturen. Redakteure, Entwickler, Projektleitung und Vertrieb arbeiten damit – täglich. Wenn das Werkzeug nicht zum Team passt, leidet nicht nur die Produktivität, sondern auch die Qualität der Inhalte.

Ein CMS muss zu internen Prozessen passen, nicht zu Branchenversprechen. Wer ein System auswählt, weil es andere in der Branche auch nutzen, hat den falschen Maßstab angelegt. Entscheidend ist, ob es den eigenen Anforderungen entspricht. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Gute Systeme wachsen mit. Schlechte Systeme machen schon bei kleinen Änderungen Probleme. Wer einmal zu früh spart, zahlt später doppelt – durch Frust, Stillstand und Nachbesserung. Und genau darum lohnt sich eine saubere Analyse vor der Entscheidung.

Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl brauchen, stehe ich Ihnen gern zur Seite. Herstellerneutral, anwendungsorientiert und mit dem Blick für das, was für Ihr Geschäftsmodell funktioniert.

FAQ: Content Management System

Glossar zum „Content Management System“

Agile Entwicklung

Ein Vorgehensmodell für Softwareprojekte, das auf kurzen Entwicklungszyklen, enger Zusammenarbeit und flexibler Anpassung basiert. Viele CMS-Projekte werden heute agil umgesetzt, besonders bei Headless-Architekturen und individuellen Lösungen.

API-Anbindung

Eine API (Programmierschnittstelle) ermöglicht es einem Content Management System, mit anderen Systemen zu kommunizieren – etwa mit einem CRM, einem Onlineshop oder einer mobilen App. Die API-Anbindung entscheidet darüber, wie gut sich Inhalte automatisiert austauschen, synchronisieren oder weiterverarbeiten lassen. Besonders in Headless-Systemen ist die API das zentrale Element zur Integration und Ausspielung von Inhalten in verschiedene Kanäle. Je flexibler die API, desto tiefer und effizienter lässt sich das CMS in bestehende Systemlandschaften einbinden.

Backend

Der geschützte Verwaltungsbereich eines CMS, in dem Inhalte erstellt, bearbeitet und organisiert werden. Nur Redakteure und Administratoren haben hier Zugriff.

Caching

Eine Technik zur Zwischenspeicherung von Inhalten, die Ladezeiten verringert und Serverressourcen schont. Besonders bei stark frequentierten Seiten essenziell.

CMS-Architektur

Beschreibt die grundlegende Struktur eines Content Management Systems – etwa Headless, Monolith oder SaaS-Modell. Die Architektur beeinflusst Skalierbarkeit, Flexibilität und Integrationsfähigkeit.

Content Lifecycle

Der Lebenszyklus von Inhalten – von der Planung über Erstellung und Veröffentlichung bis hin zur Archivierung oder Löschung. Ein gutes CMS bildet diesen Ablauf strukturiert ab.

Content-Modellierung

Die Strukturierung von Inhalten nach Feldern, Typen und Beziehungen. Besonders relevant bei Headless CMS, wo Inhalte unabhängig vom Layout organisiert werden.

Datenbank

Ein zentrales Element jedes CMS. Inhalte, Benutzerinformationen und Strukturdaten werden hier gespeichert und vom System dynamisch abgerufen.

Deployment

Der Vorgang, bei dem neue Funktionen oder Änderungen im CMS live geschaltet werden. Besonders wichtig in Headless- oder Open-Source-Projekten mit Entwicklungs-Workflows.

Frontend

Die sichtbare Oberfläche einer Website, also das, was Besucher im Browser sehen. Es wird vom CMS mit Inhalten versorgt, ist aber gestalterisch oft unabhängig organisiert.

Headless CMS

Ein Content Management System, das nur das Backend zur Verfügung stellt. Die Ausgabe erfolgt über Schnittstellen – z. B. an eine App, eine Website oder andere Systeme. Geeignet für Multichannel-Strategien und hohe Flexibilität.

Integrationsstiefe

Bezeichnet, wie umfassend ein CMS in andere Systeme eingebunden werden kann. Je tiefer die Integration, desto nahtloser funktionieren Workflows mit Drittsystemen.

Medienverwaltung

Ein CMS-Bereich, in dem Bilder, Videos oder Dokumente abgelegt, organisiert und eingebunden werden. Eine gute Medienverwaltung spart Zeit und Nerven in der Redaktion.

Migration

Der strukturierte Wechsel von einem alten zu einem neuen CMS – inklusive Übernahme bestehender Inhalte, URLs, Medienelemente und Strukturen. Je besser vorbereitet, desto reibungsloser läuft der Umstieg.

Multichannel

Inhalte werden über verschiedene Kanäle ausgespielt – z. B. Website, App, Newsletter oder digitale Anzeigenflächen. Headless CMS sind darauf ausgelegt, solche Szenarien effizient zu steuern.

Open Source

Ein Lizenzmodell, bei dem der Quellcode frei zugänglich ist. Systeme wie WordPress, TYPO3 oder Drupal lassen sich dadurch individuell anpassen – erfordern aber Wartung und technisches Know-how.

Rechte

Ein CMS kann unterschiedliche Rollen und Berechtigungen verwalten – etwa für Autoren, Redakteure oder Administratoren. Damit lassen sich Inhalte gezielt freigeben oder einschränken.

Responsive Design

Die Fähigkeit einer Website, sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und Geräte anzupassen. Wird im CMS meist über Templates und Layout-Definitionen umgesetzt.

SaaS

Abkürzung für „Software as a Service“. Hier stellt ein Anbieter das CMS inklusive Hosting, Updates und Wartung bereit. Gut geeignet für kleine bis mittlere Webprojekte mit geringem Technikaufwand.

Seitenstruktur

Die hierarchische Organisation von Seiten innerhalb eines CMS. Eine durchdachte Struktur verbessert Navigation, Pflege und Suchmaschinenfreundlichkeit.

Skalierbarkeit

Beschreibt, wie gut ein CMS mit steigenden Anforderungen mitwächst – etwa bei mehr Inhalten, Sprachen oder Nutzern. Systeme mit flexibler Architektur sind hier im Vorteil.

Template

Eine Designvorlage, die Layout und Darstellung von Inhalten im Frontend bestimmt. Viele CMS nutzen Templates zur Trennung von Inhalt und Gestaltung.

User Experience (UX)

Die Nutzererfahrung – sowohl auf Seiten der Website-Besucher als auch im CMS-Backend. Ein gutes CMS berücksichtigt beide Perspektiven.

Versionierung

Ermöglicht es, frühere Fassungen eines Inhalts wiederherzustellen oder Änderungen nachzuvollziehen. Besonders nützlich in mehrstufigen Redaktionsprozessen.

Workflows

Ein definierter Ablauf zur Erstellung, Freigabe und Veröffentlichung von Inhalten. Moderne CMS bieten anpassbare Workflows, die sich an interne Prozesse anpassen lassen.

WYSIWYG-Editor

„What You See Is What You Get“ – ein visueller Editor, der Inhalte so darstellt, wie sie später im Frontend aussehen. Senkt die Einstiegshürde für Redakteure ohne HTML-Kenntnisse.

Quellen:

W3Techs: Marktanteile der Content Management Systeme weltweit, besucht am 9.4.2025