Il business travel ha ancora bisogno del fattore umano

L’intelligenza artificiale sta trasformando profondamente il settore del business travel, ridefinendo le dinamiche operative delle aziende e migliorando l’esperienza dei viaggiatori d’affari. Soprattutto, sta intervenendo nelle dinamiche di gestione del rischio per i dipendenti in viaggio. Elemento sempre più determinante visto che le aree di rischio, anche a causa dei conflitti internazionali, sono in aumento costante.

L’Impatto dell’ai sul business travel

Nel mondo dei viaggi d’affari, la gestione efficiente del tempo è fondamentale. Gli agenti di viaggio spendono ancora una significativa quantità di tempo in attività manuali: il 7% è dedicato alla raccolta dei dati dei passeggeri, il 5% all’analisi delle informazioni e il 14% alle comunicazioni telefoniche ed email. Questo si traduce in costi operativi elevati e lascia spazio per far entrare la tecnologia nel lavoro quotidiano dei travel manager. Chatbot avanzati, assistenti virtuali e sistemi predittivi basati su big data permettono di semplificare la gestione dei viaggi e di personalizzare le offerte in base alle esigenze specifiche di ogni viaggiatore.

Dall’analisi dei dati alla personalizzazione dell’esperienza

Uno degli aspetti più rivoluzionari dell’intelligenza artificiale applicata al business travel è la capacità di elaborare enormi quantità di dati per migliorare la qualità del servizio. Algoritmi avanzati possono prevedere ritardi dei voli, suggerire alternative ottimali e persino valutare le opzioni più sostenibili per i viaggiatori, tenendo conto di costi, impatto ambientale e tempo di percorrenza.

Ad esempio, grazie a sofisticati modelli predittivi, è possibile identificare con largo anticipo i voli con maggiore probabilità di ritardo, offrendo soluzioni alternative prima che il problema si manifesti. Nella pratica si riduce anche il rischio di perdite economiche legate a ritardi e cancellazioni.

Il modello vincente è ibrido

Nonostante i progressi tecnologici, la risorsa umana rimane centrale nella gestione dei viaggi d’affari. Quando si tratta di situazioni critiche, il supporto di un operatore è ancora insostituibile. Un viaggiatore bloccato in aeroporto per la cancellazione di un volo troverà conforto e soluzioni più efficaci in un contatto umano piuttosto che in una risposta automatizzata.

Il futuro del business travel sembra quindi orientarsi verso un modello ibrido, in cui l’ai supporta gli operatori umani senza sostituirli del tutto.

Nuove strategie per la sicurezza aziendale

Viviamo in un’epoca di crisi multiple: geopolitiche, economiche, ambientali e culturali. I rischi per le organizzazioni si moltiplicano e si intersecano, rendendo sempre più complesso garantire la sicurezza dei collaboratori, specialmente all’estero. Nel 2024, si contano 56 conflitti attivi nel mondo, il dato più alto dal dopoguerra.

A ciò si aggiungono nuove minacce, come l’impatto della salute mentale sui viaggiatori e la diffusione di fake news, che influenzano la percezione del rischio.

Questo scenario aumenta l’imprevedibilità e impone alle imprese un’attenzione costante per proteggere il proprio capitale umano adottando un approccio proattivo e una strategia reattiva basata su strumenti come la Iso 31030, per un travel risk management efficace.

La norma, infatti, è un riferimento per le aziende che vogliono anticipare e valutare i possibili rischi cui sono potenzialmente sottoposti i dipendenti, i loro accompagnatori e ospiti durante le trasferte ed i viaggi di lavoro.

Assicurazioni parametriche e formazione del dipendente

Le aziende devono investire in strumenti predittivi, come l’intelligence geopolitica e il monitoraggio in tempo reale degli eventi critici.

In questo frangente, l’intelligenza artificiale permette di analizzare enormi quantità di dati per prevedere potenziali minacce, mentre le assicurazioni parametriche offrono coperture automatiche in caso di eventi imprevisti.

Inoltre, la formazione dei dipendenti diventa un elemento chiave: sapere come comportarsi in situazioni di crisi può fare la differenza tra un rischio evitato e una situazione critica.

La sicurezza non è solo prevenzione, ma anche capacità di risposta immediata.

Il travel manager: una figura di riferimento

Il valore umano rimane centrale, sia nella fase di organizzazione della trasferta, sia nelle fasi successive. Un momento cruciale in cui il travel manager svolge un ruolo determinante è quella di monitoring, ovvero il periodo on-trip, durante il quale è necessario garantire al personale viaggiante un livello di sicurezza costante, 24 ore su 24. Per farlo, è essenziale stabilire un canale di comunicazione continuo ed efficace possibile grazie al supporto dei provider di sicurezza.

Infine, non meno importante, c’è la fase di debriefing post-trip. Attraverso la collaborazione con il personale viaggiante, il travel manager analizza eventuali criticità emerse durante la trasferta, individuando segnali di rischio o anomalie. Questo consente alle aziende di affinare le strategie di gestione della sicurezza e ridurre i rischi futuri in contesti già noti.

Francesca Motta

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