Note spese e frodi: ogni anno un’azienda perde il 5% dei ricavi

Le frodi sulle note spese una zona grigia che le aziende faticano ad illuminare. Un mix di errori involontari e comportamenti scorretti che può costare caro. Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (Acfe) in media il 5% dei ricavi annuali di un’azienda viene perso ogni anno a causa di azioni fraudolente, con una perdita media di entrate superiore ai 90mila euro all’anno.

L’analisi di Sap Concur

A fotografare il fenomeno è un’analisi di Sap Concur che rivela come gran parte delle irregolarità derivino da sviste e automatismi consolidati nel tempo, ma non è solo questione di distrazioni. Il rischio di frodi intenzionali cresce quando si indebolisce il legame tra dipendente e azienda. Dalla soddisfazione professionale al senso di responsabilità, sono diversi i fattori che possono trasformare una semplice disattenzione in un comportamento doloso.

Rischi e sfide

La ricerca di Sap Concur offre un’analisi approfondita sugli atteggiamenti nei confronti delle frodi sulle spese, evidenziando i rischi coinvolti e le sfide che i finance manager e i travel manager devono affrontare. Il report mette in luce dati come il tempo e il denaro che le aziende investono per contrastare questo fenomeno, i metodi più comuni utilizzati per manipolare una nota spese e il ruolo sempre più rilevante dell’intelligenza artificiale nei sistemi di rilevamento delle frodi.

Collaborazione tra team tech e finance

In un contesto di crescente incertezza economica, caratterizzato da conflitti geopolitici e stagnazione del commercio globale, il rischio di frodi è in aumento. A questo si aggiunge la diffusione di tecnologie come l’Intelligenza Artificiale generativa che facilita la falsificazione di ricevute di spesa. Per affrontare il problema, le aziende possono adottare un approccio strutturato e collaborativo, in cui le funzioni tecnologiche e finanziarie lavorano insieme per ridurre i rischi operativi, fa presente la società.

Tre aree di intervento

Sono tre le aree chiave di intervento evidenziate. La prima è la  prevenzione attraverso il controllo automatizzato, implementare sistemi che automatizzano la registrazione delle spese – come l’integrazione diretta di transazioni da fornitori di trasporti e viaggi aziendali (es. Uber) – aiuta a eliminare la possibilità di manipolare ricevute. Inoltre, tecnologie avanzate possono notificare e persino bloccare pagamenti non conformi alle policy aziendali, riducendo il rischio di spese fraudolente.

La seconda è il rilevamento tempestivo con l’intelligenza artificiale. Nei casi in cui la prevenzione non è sufficiente, è fondamentale dotarsi di strumenti avanzati di rilevamento. L’Ai, analizzando grandi set di dati, può identificare schemi e anomalie che potrebbero sfuggire ai controlli tradizionali. Questo non solo aiuta a individuare casi di frode, ma libera tempo prezioso per gli auditor, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche.

Infine, il terzo è l’aggiornamento continuo dei sistemi di controllo. Con l’evolversi delle politiche aziendali – ad esempio, l’introduzione di rimborsi per spese legate al lavoro ibrido, come wi-fi o monitor aggiuntivi – anche i sistemi antifrode devono adattarsi. Una revisione periodica delle regole e dei limiti configurati nei sistemi digitali garantisce che qualsiasi nuova forma di abuso venga tempestivamente individuata e affrontata.

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