Aufbewahrungsfristen von Unterlagen: Wohin mit den Aktenbergen?

Eine Agentur zieht sich auf das Wesentliche zurück. Remote Work macht’s möglich. Weniger Büro, weniger Fixkosten. Klingt nach Fortschritt. Doch wohin mit all den Unterlagen, die das Finanzamt, die Krankenkasse oder der Anwalt womöglich noch sehen wollen? Gibt es da verbindliche Aufbewahrungsfristen Wir klären, wie lange Sie was aufbewahren müssen, und warum ein Selfstorage-Lager mehr ist als nur ein Plan B für Nostalgiker mit Papierfetisch.

Der Aktenschrank weicht dem Sofa: Wenn Agenturen kleiner denken

Früher war das Büro das Rückgrat jeder Agentur – heute reicht oft ein Küchentisch mit WLAN. Die Corona-Zeit hat’s vorgemacht, viele Teams haben’s beibehalten: Remote Work funktioniert. Und das ziemlich gut. Wer braucht da noch 120 Quadratmeter mit Konferenzraum, Empfang und Lagerraum für alte Projektordner? Eben.

Eine Agentur-GmbH aus Stuttgart hat’s konsequent durchgezogen: Alter Mietvertrag gekündigt, Arbeitsplätze virtualisiert, das Team arbeitet hybrid. Nur einen Haken gibt’s – und der steht in grauen Leitz-Ordnern in der Ecke. Zwanzig Jahre Unternehmensgeschichte passen nicht auf einen USB-Stick. Also doch wieder ein Lager anmieten? Oder kann das weg?

Die Antwort ist leider selten so einfach wie erhofft. Denn: Für viele Unterlagen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Und die kennt keine Gnade, nur Fristen.

Die bittere Wahrheit: Papier verschwindet nicht von selbst

Die Entscheidung ist gefallen: Weniger Büro, mehr Flexibilität. Doch während die Möbel schnell verschwinden, bleibt das Papier hartnäckig. Ordner, Verträge, Rechnungen – ein ganzes Agenturleben in bedrucktem 80-Gramm-Papier. Das Problem: Viele dieser Unterlagen sind nicht einfach Ballast, sondern gesetzlich geschütztes Kulturgut. Zumindest für Steuerberater, Finanzämter und Betriebsprüfer.

Wer denkt, er könne sich mit einem beherzten Griff zum Reißwolf befreien, liegt falsch. Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) geben klar vor, wie lange bestimmte Dokumente aufgehoben werden müssen – und für wen. Wer zu früh ausmistet, riskiert im Zweifel Ärger mit dem Finanzamt. Und der Satz „Das hatten wir nicht mehr im Zugriff“ zählt dort leider nicht zur anerkannten Ausredekategorie.

Also: Bevor Sie zum Container greifen oder die Akten ins Altpapier geben, lohnt sich ein genauer Blick auf die Aufbewahrungsfristen. Was muss bleiben – und wie lange?

Was muss bleiben, was darf gehen? Ein Überblick über Aufbewahrungsfristen

Die gute Nachricht: Nicht alles muss ewig aufbewahrt werden. Die schlechte: Vieles eben doch. Vor allem steuerrelevante Unterlagen, die Buchhaltung und geschäftliche Korrespondenz dürfen Sie nicht einfach entsorgen, auch wenn sie längst verjährt scheinen.

Das Ganze ist gesetzlich geregelt – im Wesentlichen durch die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Die beiden Werke definieren, wie lange bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden müssen – teilweise sechs, teilweise zehn Jahre. Und nein: Die Frist beginnt nicht mit dem Tag, an dem Sie das Dokument in den Ordner heften, sondern erst mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres.

Übersicht: Welche Fristen gelten für was?

Kleiner Zeitstrahl: So tickt die Fristenuhr

Ein Beispiel macht es klarer:
Sie erstellen 2022 Ihre Jahresbilanz für das Geschäftsjahr 2021. Diese Bilanz müssen Sie ab dem 31.12.2022 für zehn Jahre aufbewahren. Das heißt: Löschung oder Entsorgung frühestens am 01.01.2033.

So zieht sich das durch die gesamte Buchführung. Wer hier zu früh loslässt, bringt sich im Zweifel um rechtliche Sicherheit – oder macht bei der nächsten Betriebsprüfung dicke Augen.

Alles scannen und weg damit? Ganz so einfach ist es nicht

Die Idee klingt verlockend: Alles einscannen, in der Cloud ablegen und dann die Papierberge getrost entsorgen. Spart Platz, sieht ordentlich aus und wirkt digital. Doch leider ist die Realität bürokratischer als man denkt.

Das Schlagwort lautet: GoBD – das steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Die GoBD regeln, wie digitale Archivierung ablaufen muss, damit sie bei einer Betriebsprüfung auch wirklich anerkannt wird.

Kurz gesagt: Wer digital archivieren will, muss dafür sorgen, dass die Unterlagen unveränderbar, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind. Ein einfacher PDF-Scan auf einer externen Festplatte reicht also nicht. Auch eine wilde Sammlung in Dropbox oder Google Drive ist keine rechtssichere Lösung – zumindest nicht ohne klares System, Protokollierung und Zugriffskontrolle.

Was digitale Archivierung laut GoBD können muss:

• Revisionssicherheit: Keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung
• Zeitnahe Ablage: Dokumente müssen zeitnah ins System übernommen werden
• Indexierung: Dokumente müssen auffindbar sein (z. B. durch Schlagworte oder Metadaten)
• Zugriffsschutz: Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff haben
• Backup: Die Daten müssen gesichert und wiederherstellbar sein

Wer das nicht sicherstellen kann, sollte die Papierbelege lieber weiter aufbewahren. Denn bei einer Steuerprüfung gilt: Im Zweifel zählt das Original – es sei denn, Sie können beweisen, dass Ihr digitales Archiv GoBD-konform ist.

Das bedeutet nicht, dass Digitalisierung keine Option wäre. Im Gegenteil. Aber wer’s richtig machen will, braucht ein sauberes Konzept – oder zumindest ein DMS (Dokumentenmanagementsystem), das diesen Namen verdient.

Der Selfstorage-Trick: Lagerraum mieten statt Büroflächen verschwenden

Büroflächen sind teuer. Vor allem dann, wenn sie nur noch als staubige Archivkammern dienen. Wer sich – wie viele Agenturen – bewusst verkleinert oder gar ganz auf Homeoffice setzt, stößt schnell auf ein praktisches Problem: Die Unterlagen sind nicht weg, nur weil niemand mehr täglich ins Büro fährt. Also wohin mit den ganzen Akten?

Die Antwort lautet: raus aus dem Büro, rein ins Lager. Selfstorage ist längst nicht mehr nur etwas für Umzugswillige oder Haushalte mit Platzproblemen. Immer mehr kleine Unternehmen, Agenturen und Freiberufler nutzen Lagerboxen als verlängertes Aktenarchiv, das keinen Strom verbraucht, keinen Lärm macht und keinen Platz am Schreibtisch beansprucht.

Warum Selfstorage gerade für Unternehmen Sinn ergibt

1. Skalierbarkeit: Sie mieten genau so viel Raum, wie Sie brauchen. Und wenn in zwei Jahren weniger Ordner übrig sind? Dann verkleinern Sie einfach die Box.
2. Kostenkontrolle: Im Vergleich zur dauerhaften Anmietung von Bürofläche ist ein Selfstorage-Lager deutlich günstiger. Vor allem, wenn man es nur als passives Archiv nutzt.
3. Sicherheit: Moderne Lagerhäuser sind mit Videoüberwachung, Zugangskontrollen und Alarmanlagen ausgestattet. Ihre Buchhaltung ist dort sicherer als im Pappkarton auf dem Dachboden.
4. Zugänglichkeit: Sie brauchen doch mal die Umsatzsteuervoranmeldung von 2017? Kein Problem. Die meisten Anbieter erlauben den Zutritt rund um die Uhr – ohne vorher einen Termin zu machen.
5. Rechtliche Trennung: Im Fall einer Betriebsprüfung haben Sie eine klare Archivstruktur, die auch externen Prüfern zugänglich gemacht werden kann – ohne dass jemand durch Ihre laufenden Projekte wühlen muss.

Unsere Stuttgarter Agentur, die auf der Suche nach einem passenden Lagerraum ist, findet etwa beim Anbieter Selfstorage Stuttgart mit flexiblen Mietoptionen eine komfortable Lösung – inklusive individueller Zugangszeiten, klimatisierten Einheiten und einer transparenten Preisstruktur. Ideal für Unternehmen, die keine Lust mehr auf Akten-Tetris im Büro haben.

Besser Original-Tetris spielen…

Und was kostet der Spaß?

Das hängt natürlich von Größe, Anbieter und Region ab. Kleine Boxen gibt’s oft schon ab 30 bis 50 Euro im Monat. Wer mehr Platz braucht – etwa für komplette Archivregale – liegt bei 100 Euro aufwärts. Immer noch deutlich günstiger als das Anmieten zusätzlicher Bürofläche.

Dazu kommt: Viele Anbieter bieten Kurzzeitmieten, Rabatte für längere Laufzeiten und Services wie Paketannahme oder die Bereitstellung von Regalsystemen. Einige arbeiten sogar mit professionellen Aktenvernichtern oder Scandiensten zusammen – ein Rundum-sorglos-Paket für die analoge Altlast.

Akten ins Lager, Kopf frei fürs Geschäft

Selfstorage ist keine Notlösung für Unentschlossene. Die Lagerboxen sinf eine clevere Antwort auf die Realität vieler moderner Unternehmen: weniger Präsenz, mehr Flexibilität – und trotzdem volle gesetzliche Compliance. Wer seine Akten auslagert, schafft sich Raum – im wörtlichen wie im übertragenen Sinn.

Aktenlagerung mit System: So behalten Sie den Überblick

Der Moment, in dem man eine Akte braucht, ist nie dann, wenn man gerade Zeit hat. Sondern mitten im Projekt, kurz vor Abgabe oder wenn das Finanzamt nachfragt. Und dann? Dann fängt das große Suchen an. Es sei denn, Sie haben vorher mitgedacht.

Denn auch im Selfstorage-Lager gilt: Ohne System wird’s schnell chaotisch. Wer seine Unterlagen einfach nach Bauchgefühl in Kartons stopft, wird später kaum noch wissen, wo was liegt – und ob es überhaupt noch da ist.

1. Struktur von Anfang an

Teilen Sie Ihre Unterlagen nach Dokumententypen oder Unternehmensbereichen auf – z. B. Buchhaltung, Personal, Verträge, Kundenprojekte. Innerhalb dieser Kategorien sortieren Sie chronologisch, am besten nach Kalenderjahren.

Tipp: Verwenden Sie nur gleichgroße Archivboxen – das spart Platz und Nerven beim Stapeln. Und: Niemals mehr als 15 kg pro Kiste. Rücken und Regale danken es Ihnen.

2. Beschriftung, die auch in drei Jahren noch Sinn ergibt

Schreiben Sie nicht einfach „Belege alt“ auf den Karton. Das hilft niemandem – nicht mal Ihnen selbst. Besser:
„Buchhaltung / Eingangsrechnungen / 2017–2019“
Dazu eine fortlaufende Nummerierung auf jeder Box: Box 01 von 27. Und am besten gleich eine Übersichtsliste dazu, auf Papier und digital.

3. Eine einfache Archivierungslogik festlegen

Was neu ist, kommt ganz nach hinten. Was bald raus kann, bleibt vorn. Klingt banal, funktioniert aber.
Nutzen Sie farbige Etiketten oder Aufkleber für Fristen:

• Grün = Aufbewahrung läuft noch
• Gelb = In 12 Monaten prüfen
• Rot = Kann entsorgt werden (nach Fristablauf)

4. Wiedervorlage statt Vergessen

Legen Sie sich eine digitale Erinnerungsfunktion an – ob im Kalender, in Trello, Notion oder einem klassischen Aktenplan. Wichtig ist nur: Die Fristen müssen irgendwo auftauchen, bevor sie verstreichen. So vermeiden Sie, dass Lagerfläche unnötig blockiert wird – und Sie entsorgen nichts zu früh.

5. Zugriffsrechte regeln

Klingt übertrieben, ist aber wichtig: Wer darf ran an die Akten? In vielen Unternehmen gibt’s da schnell Missverständnisse. Ein klar geregelter Zugriff – z. B. nur über Geschäftsführung oder Buchhaltung – verhindert spätere Diskussionen oder ungewollte Einsichtnahme.

Fazit: Akten sind nicht sexy, aber manchmal leider unverzichtbar

Es gibt angenehmere Dinge, als sich mit Aufbewahrungsfristen, Aktenordnern und GoBD-Regeln zu beschäftigen. Aber wer sich ernsthaft mit dem Thema auseinandersetzt, merkt schnell: Das ist kein nerviges Bürokraten-Theater, sondern Teil einer professionellen Unternehmensführung.

Gerade wenn das Büro kleiner wird oder ganz verschwindet, brauchen Akten einen neuen Platz – nicht irgendwo zwischen Kaffeemaschine und Drucker, sondern sicher, strukturiert und gesetzeskonform. Selfstorage ist dafür keine Notlösung, sondern ein pragmatischer Zwischenspeicher, der Freiheit schafft, ohne Verpflichtungen zu vernachlässigen.

Mit einem klaren Archivkonzept, etwas Disziplin und ein paar praktischen Helfern lässt sich das Thema elegant lösen – ganz ohne Drama. Und wer weiß: Vielleicht ist der Platz, den Sie durch die Auslagerung gewinnen, ja genau das, was Ihrem Team gefehlt hat.

Oder wie es ein befreundeter Steuerberater mal trocken formulierte:

FAQ zu Aufbewahrungsfristen