Wie funktioniert Desk Sharing
Desk Sharing ist längst mehr als ein Trend – es ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen vor Herausforderungen stellt, aber auch erhebliche Vorteile bietet....
Desk Sharing ist längst mehr als ein Trend – es ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen vor Herausforderungen stellt, aber auch erhebliche Vorteile bietet. Der Wandel hin zu flexiblen Arbeitsplatzmodellen wird durch technologische Entwicklungen und veränderte Arbeitsgewohnheiten vorangetrieben. In vielen Betrieben stehen Büroräume zunehmend leer, weil Mitarbeitende hybrid arbeiten oder zeitweise im Homeoffice sind. An festen Schreibtischen festzuhalten, bedeutet in diesen Fällen eine ineffiziente Nutzung wertvoller Büroflächen.
Doch wie funktioniert Desk Sharing in der Praxis? Welche organisatorischen, technischen und kulturellen Aspekte sind zu berücksichtigen? Und wo liegen die größten Fallstricke? Dieser Beitrag gibt Ihnen als verantwortliche Führungskraft eine fundierte Orientierung – mit einem Blick auf die Chancen, aber auch auf die Stolpersteine, die den Erfolg dieses Modells gefährden können.
Sie erfahren, welche strategischen Maßnahmen notwendig sind, um Desk Sharing sinnvoll in Ihre Unternehmensstruktur zu integrieren und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern je nach Verfügbarkeit eine freie Arbeitsstation nutzen. Dieses Modell gewinnt vor allem in Unternehmen an Bedeutung, die hybride Arbeitsweisen fördern und ihre Büroflächen effizienter nutzen möchten. Durch die zunehmende Flexibilisierung der Arbeit bleibt an vielen Tagen ein erheblicher Teil der Schreibtische ungenutzt. Desk Sharing soll dieser Entwicklung entgegenwirken und zugleich eine dynamischere Arbeitsumgebung schaffen.
Im Unterschied zu klassischen Bürostrukturen erfordert dieses Konzept eine sorgfältige Organisation. Während einige Unternehmen auf eine freie Platzwahl setzen, steuern andere die Belegung über digitale Buchungssysteme, wie die Desk Sharing Software Flexopus, um Engpässe zu vermeiden. Entscheidend ist, dass die Umsetzung den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht und klare Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze definiert sind.
Verwandte Modelle wie Co-Working oder Hot Desking verfolgen ähnliche Ansätze, unterscheiden sich jedoch in der Umsetzung. Co-Working-Spaces werden extern betrieben und von verschiedenen Firmen genutzt, während Desk Sharing innerhalb eines Unternehmens stattfindet. Hot Desking geht einen Schritt weiter und ermöglicht eine vollkommen freie Platzwahl ohne festgelegte Buchungssysteme oder Arbeitsplatzbereiche. In der Praxis existieren oft Mischformen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind.
Ob Desk Sharing für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Ohne klare Strukturen kann die angestrebte Flexibilität schnell in Chaos umschlagen. Eine strategische Planung ist daher unerlässlich, um sowohl die Akzeptanz der Mitarbeitenden als auch die Effizienz des Modells zu gewährleisten.
Die Vorteile von Desk Sharing
Für viele Unternehmen ist Desk Sharing vor allem eine wirtschaftliche Entscheidung. Unabhängig davon, ob Sie bereits hybride Arbeitsmodelle etabliert haben oder noch dabei sind, diese zu entwickeln – ungenutzte Büroflächen verursachen hohe Kosten. Mit einem flexiblen Arbeitsplatzkonzept lässt sich die vorhandene Fläche effizienter nutzen, wodurch sich langfristig Miet- und Betriebskosten senken lassen. Doch neben finanziellen Aspekten bringt Desk Sharing weitere Vorteile mit sich.
Ein flexibles Arbeitsplatzmodell kann die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern, indem es den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert. Mitarbeitende haben nicht mehr jeden Tag denselben Sitznachbarn, sondern kommen regelmäßig mit neuen Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch. In Unternehmen, die auf Innovation und interdisziplinäre Projekte setzen, kann dies die Kreativität und den Wissenstransfer spürbar verbessern.
Auch für die Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens spielt Desk Sharing eine Rolle. Geschäftsbereiche wachsen oder verkleinern sich, Standorte werden verlagert oder umstrukturiert. Eine flexible Arbeitsplatzorganisation macht es leichter, auf solche Veränderungen zu reagieren, ohne dass Arbeitsplätze monatelang leer stehen oder umfangreiche Umbauten nötig werden.
Neben diesen Aspekten kann Desk Sharing auch ökologische Vorteile haben. Durch eine reduzierte Bürofläche sinkt der Energieverbrauch für Heizung, Beleuchtung und Klimatisierung. In Verbindung mit Homeoffice-Tagen verringern sich zudem Pendelzeiten, was wiederum die CO₂-Bilanz Ihres Unternehmens verbessert.
Wenn Desk Sharing gut umgesetzt ist, profitieren Sie von:
- einer effizienteren Nutzung der Büroflächen,
- geringeren Miet- und Betriebskosten,
- einer verbesserten bereichsübergreifenden Zusammenarbeit,
- einer höheren Anpassungsfähigkeit an Unternehmensveränderungen,
- einer nachhaltigeren Gestaltung des Arbeitsplatzes.
Doch nicht jedes Unternehmen eignet sich gleichermaßen für dieses Modell. Ohne klare Strukturen kann Desk Sharing ineffizient werden und mehr Probleme schaffen, als es löst. Welche Herausforderungen in der Praxis auftreten und welche Fehler Sie vermeiden sollten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Die Herausforderungen und Fallstricke
So überzeugend die Vorteile von Desk Sharing auch sein mögen, in der Praxis zeigt sich oft, dass die Umsetzung nicht reibungslos verläuft. Ohne eine klare Strategie und Akzeptanz der Mitarbeitenden kann das Konzept schnell scheitern. Bevor Sie Desk Sharing in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie sich daher mit den häufigsten Herausforderungen auseinandersetzen.
Ein zentraler Punkt ist die Akzeptanz der Beschäftigten. Viele Mitarbeitende empfinden einen festen Arbeitsplatz als wichtigen Bestandteil ihrer täglichen Routine. Fehlt eine durchdachte Einführung des neuen Modells, kann es zu Widerständen kommen, die von Frustration über Orientierungslosigkeit bis hin zu Produktivitätseinbußen reichen. Besonders in Teams mit hoher Vertraulichkeit oder fester Zusammenarbeit kann das ständige Wechseln der Plätze als Nachteil empfunden werden.
Hinzu kommt der organisatorische Mehraufwand. Damit Desk Sharing funktioniert, sind klare Regelungen erforderlich. Wer ist für die Buchung und Freigabe von Arbeitsplätzen zuständig? Welche Bereiche sind für konzentriertes Arbeiten vorgesehen, welche für Meetings und Teamarbeit? Ohne klare Strukturen kann es zu Konflikten kommen, wenn beispielsweise zu wenige Plätze zur Verfügung stehen oder ruhige Arbeitszonen durch spontane Besprechungen gestört werden.
Auch die technische Ausstattung spielt eine wesentliche Rolle. Mitarbeitende müssen ihre Arbeitsgeräte flexibel nutzen können, und die Infrastruktur muss so gestaltet sein, dass sie schnelles Einrichten und produktives Arbeiten ermöglicht. Insbesondere die IT-Sicherheit kann zur Herausforderung werden, wenn Mitarbeitende regelmäßig zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen wechseln.
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über typische Probleme und mögliche Lösungsansätze:
Herausforderung Mögliche Lösung Widerstand der Mitarbeitenden Frühzeitige Einbindung, klare Kommunikation, Schulungen Unklare Nutzung von Arbeitsplätzen Buchungssysteme, definierte Zonen für unterschiedliche Arbeitsweisen Technische Hürden Einheitliche Dockingstationen, Cloud-Lösungen, IT-Support Fehlende Privatsphäre Ruhezonen, Fokusräume für ungestörtes Arbeiten Arbeitsplatzkonflikte Klare Richtlinien zur Nutzung, Feedbackmechanismen
Desk Sharing ist kein Selbstläufer. Die erfolgreiche Einführung hängt maßgeblich davon ab, wie gut das Konzept an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst wird. Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich viele der genannten Fallstricke vermeiden. Welche Maßnahmen dabei besonders wichtig sind, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Erfolgsfaktoren für eine gelungene Umsetzung
Damit Desk Sharing in Ihrem Unternehmen nicht nur theoretisch funktioniert, sondern auch in der Praxis überzeugt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die reine Bereitstellung flexibler Arbeitsplätze reicht nicht aus. Ohne klare Strukturen, passende Technik und eine offene Unternehmenskultur kann das Konzept schnell zu Unzufriedenheit und ineffizienten Abläufen führen.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Kommunikation. Desk Sharing verändert gewohnte Arbeitsweisen und erfordert von den Mitarbeitenden eine hohe Anpassungsbereitschaft. Damit dieser Wandel nicht auf Widerstand stößt, sollten Sie von Anfang an transparent über die Ziele und Vorteile des neuen Modells informieren. Regelmäßige Updates und Feedbackrunden helfen, Vorbehalte abzubauen und offene Fragen zu klären.
Auch die technische Infrastruktur muss Desk Sharing unterstützen. Einheitliche Dockingstationen, höhenverstellbare Schreibtische und eine durchdachte IT-Lösung sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende schnell einrichten können. Digitale Buchungssysteme können Engpässe verhindern und sicherstellen, dass genügend Arbeitsplätze verfügbar sind.
Neben der Technik spielen klare Regeln eine wesentliche Rolle. Wer regelmäßig nach einem geeigneten Arbeitsplatz suchen muss oder persönliche Gegenstände nicht sicher unterbringen kann, wird die neue Flexibilität schnell als Belastung empfinden. Definierte Bereiche für konzentriertes Arbeiten, Teamarbeit und Meetings helfen dabei, den Arbeitsplatzwechsel möglichst reibungslos zu gestalten.
Damit die Einführung von Desk Sharing gelingt, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig und beziehen Sie sie in den Prozess ein.
- Entwickeln Sie eine klare Strategie mit Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze.
- Sorgen Sie für eine technische Ausstattung, die mobiles Arbeiten erleichtert.
- Nutzen Sie Buchungssysteme, um Engpässe zu vermeiden und Transparenz zu schaffen.
- Definieren Sie feste Bereiche für fokussiertes Arbeiten und Teamarbeit.
- Richten Sie Feedbackmechanismen ein, um Optimierungen kontinuierlich umzusetzen.
Eine durchdachte Umsetzung sorgt dafür, dass Desk Sharing in Ihrem Unternehmen nicht nur ein theoretisches Konzept bleibt, sondern als flexibles Arbeitsmodell echte Vorteile bringt. Welche strategischen Schritte sich für die Einführung empfehlen, erfahren Sie im abschließenden Abschnitt.
Fazit und Handlungsempfehlungen
Desk Sharing kann für Ihr Unternehmen eine sinnvolle Lösung sein, um Büroflächen effizienter zu nutzen und eine flexiblere Arbeitskultur zu etablieren. Doch der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie gut das Modell an Ihre individuellen Anforderungen angepasst ist. Ohne eine durchdachte Einführung kann es zu Akzeptanzproblemen, organisatorischen Herausforderungen und Produktivitätseinbußen kommen.
Bevor Sie Desk Sharing umsetzen, sollten Sie genau prüfen, ob Ihre Unternehmenskultur und Arbeitsprozesse dafür geeignet sind. Ein pauschaler Ansatz führt selten zum gewünschten Ergebnis. Vielmehr braucht es eine klare Strategie, die sowohl technische als auch soziale Aspekte berücksichtigt.
Ein entscheidender Faktor ist die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden. Sie müssen das neue Modell nicht nur verstehen, sondern auch aktiv mitgestalten können. Eine offene Kommunikation, regelmäßige Feedbackschleifen und klare Regeln sind essenziell, um Desk Sharing nachhaltig zu etablieren.
Wie bei jeder Veränderung gilt auch hier: Eine gut geplante Einführung verhindert spätere Frustrationen. Oder, um es auf den Punkt zu bringen:
„Flexibilität ohne Struktur ist Chaos. Desk Sharing braucht klare Regeln, um zu funktionieren.“
Wenn Sie diese Grundsätze beachten, können Sie Desk Sharing erfolgreich in Ihre Unternehmensstrategie integrieren. Damit schaffen Sie nicht nur eine moderne Arbeitsumgebung, sondern auch eine zukunftsfähige Lösung, die den veränderten Anforderungen der Arbeitswelt gerecht wird.
FAQ: Desk Sharing – Häufig gestellte Fragen
Was ist Desk Sharing einfach erklärt?
Desk Sharing bedeutet, dass es in einem Unternehmen keine festen Schreibtische mehr gibt. Mitarbeitende suchen sich täglich einen freien Arbeitsplatz, anstatt einen dauerhaft zugewiesenen Platz zu haben. Dadurch können Büroflächen effizienter genutzt werden, insbesondere wenn nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig vor Ort sind.
Was bedeutet Desk Sharing auf Deutsch?
Der Begriff „Desk Sharing“ stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich übersetzt „Schreibtisch teilen“. In der Praxis beschreibt es ein Arbeitsplatzmodell, bei dem sich mehrere Mitarbeitende wechselweise einen Pool an Schreibtischen teilen, anstatt feste Arbeitsplätze zu nutzen.
Kann der Arbeitgeber Desk Sharing anordnen?
Ja, der Arbeitgeber kann Desk Sharing als Teil der betrieblichen Organisationsstruktur einführen. Allerdings muss er dabei die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten und sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben zu Gesundheitsschutz, Ergonomie und Datenschutz eingehalten werden. In manchen Fällen kann auch eine Anpassung der Arbeitsverträge erforderlich sein.
Welche Nachteile hat Desk Sharing?
Obwohl Desk Sharing viele Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen. Dazu gehören unter anderem:
Widerstand der Mitarbeitenden, die feste Arbeitsplätze gewohnt sind.
Mangelnde Planbarkeit, wenn nicht genügend Arbeitsplätze vorhanden sind.
Reduzierte Privatsphäre, insbesondere für Tätigkeiten, die Vertraulichkeit erfordern.
Organisatorischer Mehraufwand, etwa durch Buchungssysteme oder wechselnde Arbeitsplätze.
Hygienische Aspekte, da Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden.
Wie lässt sich Desk Sharing erfolgreich umsetzen?
Eine erfolgreiche Einführung erfordert klare Regeln, eine passende technische Infrastruktur und eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Buchungssysteme, definierte Arbeitsplatzbereiche und Feedbackmechanismen helfen dabei, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Für welche Unternehmen eignet sich Desk Sharing?
Desk Sharing eignet sich vor allem für Unternehmen, in denen nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro arbeiten, etwa durch Homeoffice-Modelle oder flexible Arbeitszeiten. Branchen mit hoher Projektarbeit oder wechselnden Teams profitieren ebenfalls von der flexibleren Arbeitsplatzgestaltung.
Wie kann sichergestellt werden, dass immer genügend Arbeitsplätze verfügbar sind?
Viele Unternehmen setzen auf digitale Buchungssysteme, mit denen sich Mitarbeitende vorab einen Arbeitsplatz reservieren können. Ergänzend helfen klare Regeln und Auswertungen über die tatsächliche Nutzung, um Engpässe zu vermeiden.
Gibt es rechtliche Vorgaben für Desk Sharing?
Ja, Unternehmen müssen sicherstellen, dass arbeitsrechtliche und ergonomische Anforderungen eingehalten werden. Dazu gehören etwa Regelungen zur Bildschirmarbeit, Datenschutzbestimmungen und die Einhaltung von Arbeitsschutzvorgaben.
Glossar: Wichtige Begriffe rund um Desk Sharing
Arbeitszonen
Arbeitszonen sind definierte Bereiche innerhalb eines Büros, die bestimmten Tätigkeiten zugeordnet sind. In einem Desk-Sharing-Umfeld spielen sie eine zentrale Rolle, da sie Struktur in die flexible Arbeitsplatzgestaltung bringen. Typische Arbeitszonen umfassen etwa ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten, offene Kommunikationszonen für Meetings und Teamarbeit oder spezielle Räume für Telefonate und Videokonferenzen. Durch eine klare Aufteilung lassen sich Störungen minimieren und die Effizienz der Mitarbeitenden steigern. Entscheidend ist, dass diese Zonen gut erkennbar und von den Mitarbeitenden akzeptiert sind, um das Desk-Sharing-Modell erfolgreich umzusetzen.
CO₂-Bilanz
Die CO₂-Bilanz beschreibt die Gesamtmenge an Kohlendioxid-Emissionen, die durch eine bestimmte Aktivität oder Organisation verursacht werden. Im Zusammenhang mit Desk Sharing kann eine verbesserte CO₂-Bilanz durch verschiedene Faktoren erreicht werden. Eine reduzierte Bürofläche führt zu einem geringeren Energieverbrauch für Heizung, Klimatisierung und Beleuchtung. Zudem ermöglicht Desk Sharing eine flexiblere Nutzung von Homeoffice, wodurch Pendelwege reduziert und der CO₂-Ausstoß durch weniger Autofahrten oder Flugreisen gesenkt werden kann. Unternehmen, die Desk Sharing gezielt einsetzen, können also nicht nur wirtschaftliche, sondern auch ökologische Vorteile erzielen.
