Usando um template de documentação como guia no processo de design

Como cheguei no modelo de documentação que tenho hoje e como foi a repercussão na empresa que atuo.

Quando as pessoas falam sobre documentar o seu processo, muito se pensa em burocracia, em ter que parar o que está fazendo para escrever, em não permitir o flow e ficar travando o processo. Mas a realidade é que documentar vai além de criar um histórico; é também sobre criar uma linha de raciocínio que vai te ajudar a transmitir as informações para os outros times e stakeholders. Se for usado um bom template para documentar, ele pode ser um ótimo direcionador para onde e como ir.

Desde que comecei a trabalhar com produto digital, sempre gostei de documentar meus processos de design, mas, pela falta de um padrão claro, muitas vezes me perdia no meu próprio raciocínio ao longo do desenvolvimento. Isso dificultava tanto meu trabalho quanto a comunicação com o time.

Dito isso, comecei a me dedicar a construir um template que eu pudesse aplicar em todas as demandas que fosse executar. A ideia era usá-lo como um guia e um checklist das etapas que eu precisava cumprir.­

­

Evolução da documentação

Sempre enxerguei a documentação como algo vivo, em constante mudança, amadurecendo com o processo e com o designer. Ao longo dos três anos, fui refinando até chegar no modelo que disponibilizo a seguir. Mas, antes, vou contar um pouco sobre o meu processo.

Para montar esse template ideal, revisei algumas documentações que escrevi ao longo dos anos e analisei quais mudanças ocorreram nos templates que eu criava, sendo as principais:

­

Definindo as etapas através de macro categorias

Iniciei revisando as macro categorias, inspirada na metodologia do Double Diamond.­

­

Criando categorias menores nas categorias macro

Para ajudar a quebrar ainda mais o processo, dividi as macro categorias em mini categorias que me orientassem sobre quais informações seriam relevantes, para não deixar pontas soltas.­

­

Alteração da posição de categoria na estrutura

• Primeira mudança drástica de estrutura: a regra de negócio vindo no início da macro categoria “Solução”.
• Percebi que toda a solução é construída em torno da regra de negócio, ou seja, o layout da tela, os comportamentos, tudo isso seria impactado pela regra definida. Então, fez sentido que isso fosse uma das primeiras coisas a ser discutida no processo de concepção da solução.­

­

Sanando dores internas

• Comecei a definir uma forma de estrutura mais definida para anotar as decisões de design, pois queria trabalhar melhor a minha argumentação.
• A fim de explorar e relembrar assuntos teóricos de design, como Gestalt, Leis de UX e Acessibilidade, utilizo a documentação como oportunidade para me guiar no processo de estudos também.­

­

Aplicando a documentação

Usando o template que construí e apresentando para o time de design e tecnologia, recebi muitos elogios e feedbacks, o que me ajudou a chegar em algumas conclusões:

• Escrever pelo menos a introdução ajuda a preparar o terreno: mesmo que não tenha tempo para investigar em discovery ou não possa ser priorizado naquele momento, anotando pelo menos a introdução, você sabe por onde começar quando tiver oportunidade de priorizar.
• A documentação é um histórico de tudo o que foi feito: tanto futuros designers quanto PMs podem consumir e entender por que as coisas foram feitas daquela maneira e as decisões quetomadasjudando as pessoas a não cometerem os mesmos erros do passado.
• Integrantes de outros times podem consumir: outros times podem utilizar a documentação durante o seu desenvolvimento, ajudando a manter as informações centralizadas e possibilitando uma consulta para garantir consistência em módulos diferentes na mesma ferramenta.
• Ajuda a construir o storytelling: criando uma linha de raciocínio ao escrever a documentação, ela acaba ajudando na hora de comunicar aos stakeholders e outros times envolvidos, como desenvolvimento, produto, marketing e vendas.
• Alinhar expectativa de entrega: tendo o esqueleto da documentação pronto e já sabendo quais etapas precisarão ser cumpridas, fica muito mais fácil alinhar com os stakeholders sobre tamanho e prazo para a entrega.­

­

Estrutura do arquivo do template

Finalizando com 7 macro categorias: cada uma dessas categorias vai te guiando pelo processo, desde a descoberta até uma proposta de espaço para mapear a efetividade da entrega.

1. Introdução: ideal para descrever como a demanda chegou até o designer, quais oportunidades foram identificadas, quais hipóteses serão testadas e os impactos esperados.
2. Investigação: visando descrever o processo de entendimento, essa categoria conta com 3 micro categorias: (Explorando a funcionalidade/produto, Cenário e casos de uso, e Problema).
3. Oportunidades: é importante entender como o problema se conecta com a estratégia do produto, esclarecendo a entrega de valor prevista.
4. Explorando soluções: a ideia é não se limitar a uma solução apenas. Essa seção te instiga a explorar diferentes soluções e analisar os ganhos e problemas de cada uma delas.
5. Solução final: para projetar uma solução mais completa, divido essa macro categoria em 3 micro categorias: (Regras de negócio, Comportamento e Protótipo).
6. Validação: seja com time de design, stakeholders, usuários, a validação é um momento importante e todo insight gerado nesse momento é importante ser anotado.
7. Métricas: etapa dedicada a anotar como vamos mensurar se a hipótese que planejamos solucionar foi eficiente.

Dentro de cada categoria, você vai encontrar algumas dicas para te ajudar a preenchê-la, deixando a documentação robusta e completa.

Reforçando que esse formato é uma sugestão; fica a seu critério adaptá-lo ao seu processo e ao da sua empresa.